Il bilancio annuale ti permette di vedere l’andamento dell’azienda a fine anno, ma un software per il controllo di gestione può fare di più. Infatti, il grande valore aggiunto di questo strumento consiste proprio nel dare una fotografia sempre aggiornata dei dati finanziari dell’azienda, avendo sempre sotto controllo gli obiettivi operativi ed il loro raggiungimento.
Senti di avere realmente i dati della tua azienda sotto controllo?
In questo articolo, scopriremo insieme cos’è un software di gestione, quali caratteristiche dovrebbe possedere ed i principali benefici legati alla sua introduzione.
Cos’è un software di controllo di gestione?
Per comprendere cosa si intende per software di controllo di gestione, è fondamentale partire dalla sua definizione. Con il termine controllo di gestione si intende quell’ attività di revisione della struttura economica e finanziaria dell’azienda, attuata al fine di valutare se le risorse economiche siano adeguate agli investimenti di mercato.
Pur non essendo obbligatorio per legge, il controllo di gestione garantisce alcuni vantaggi fondamentali:
- ottimizza le risorse economiche aziendali,
- permette di comprendere l’andamento aziendale,
- favorisce lo sviluppo di obiettivi operativi,
- migliora le strategie di marketing e vendita al fine di incrementare il guadagno,
- permette di definire le marginalità.
Cosa costituisce il software di gestione? Al suo interno sono presenti tutti quei programmi che permettono di automatizzare i molteplici processi di gestione presenti all’interno dell’azienda. Tra le funzionalità tipiche di quest’ultimo possono essere identificate le seguenti macro-categorie:
- Contabilità e amministrazione: gestione contabile, amministrativa e finanziaria.
- Ciclo attivo: gestione completa del processo di fatturazione ai clienti, della gestione degli ordini/offerte all’emissione delle fatture elettroniche.
- Ciclo passivo: gestione completa del rapporto azienda-fornitori (offerta, registrazione entrata merce, ricezione fatture passive…).
- Magazzino: gestione della movimentazione di magazzino, dei depositi e degli inventari.
- Produzione: gestione del processo produttivo dall’MRP alla programmazione e schedulazione dell’intero ciclo produttivo.
Che caratteristiche deve avere un software di controllo di gestione?
Il software gestionale è un programma informatico in grado di automatizzare i flussi di informazioni e dei processi. Tuttavia, esistono diverse offerte presenti oggi sul mercato. Quali caratteristiche dovrebbe avere il software per poter essere la soluzione ottimale per l’azienda? Ecco di seguito i principali requisiti da richiedere.
Integrazione e memoria centrale
È molto importante che il software di controllo di gestione abbia due caratteristiche fondamentali: integrazione con i gestionali presenti e sistema di memoria centrale.
L’integrazione con i gestionali più diffusi garantisce l’implementazione del software in ogni area dell’azienda. Grazie a questo, è possibile ovviare a lunghi periodi di formazione del personale ed intoppi nella giornata lavorativa.
In aggiunta, è fondamentale che il controllo di gestione disponga di un sistema di memoria centrale, che aggiorni i dati in funzione delle informazioni reperite di reparto in reparto. La panoramica completa che si ottiene permette di mettere in comunicazione tutte le aree dell’impresa.
Personalizzazione
Con il termine personalizzazione si fa riferimento al fatto che il software gestionale nasce su misura per un’azienda. Tale caratteristica è fondamentale per evitare che sia l’azienda a doversi adeguare al nuovo sistema gestionale, con possibili conseguenze negative sull’organizzazione.
La modularità garantisce l’implementazione del software specifico per l’impresa e offre una buona adattabilità al contesto dinamico che caratterizza l’azienda. In questo modo, nei momenti di crescita o di inserimento di nuovi reparti possono essere integrati anche nuovi moduli, evitando di sostituirli con un nuovo software.
Facilità di utilizzo
Un software gestionale garantisce la possibilità di integrarsi con altri applicativi esterni, tra cui, ad esempio, gli applicativi Microsoft. Grazie a questa interfaccia, chi usufruisce del software può esportare facilmente tutti i dati su Excel.
Inoltre, un buon software si deve poter interfacciare con altri applicativi aziendali per condividere dati ed integrare processi esterni, tra cui un sistema di CRM (Customer Relationship Management), che garantisce, ad esempio, di avere una dashboard complessiva del cliente.
Report e analisi
Un software per il controllo di gestione innovativo raccoglie i dati derivanti da diversi reparti, archiviati nel sistema di memoria centrale, li elabora e genera report complessivi. Al suo interno, le informazioni possono essere divise in base al tempo, all’area di impresa e alla tipologia di cliente.
Per favorire la comprensione, il software fornisce grafici di diverso tipo per evidenziare il livello del raggiungimento degli obiettivi prefissati ed ogni possibile discostamento rispetto al business plan.
Simulazione
Per essere realmente all’avanguardia, un buon software gestionale dovrebbe dare la possibilità di creare simulazioni what-if in grado di costruire scenari diversi dell’impresa, modificando informazioni economiche, finanziarie e patrimoniali.
Mediante tale funzione, il management è in grado di conoscere preventivamente l’esito di alcune strategie e se queste saranno funzionali al raggiungimento degli obiettivi definiti.
Quali sono i benefici?
L’utilizzo del software di controllo di gestione offre benefici significativi sotto vari fronti:
- Ottimizzazione delle risorse economiche aziendali;
- Valutazione dell’andamento aziendale e pianificazione degli obiettivi operativi;
- Definizione del ruolo preciso di ogni unità produttiva;
- Miglioramento delle strategie marketing e vendita, al fine di incrementare il guadagno;
- Possibilità di intervento immediato per recuperare situazioni critiche.
Conclusioni
Non basta l’intuito imprenditoriale ed affidarsi alla reportistica tradizionale, come i bilanci annuali, per definire l’andamento presente e futuro dell’azienda e prendere decisioni operative.
La disponibilità di dati e la necessità di una maggiore efficienza aziendale rendono il controllo di gestione necessario alla sopravvivenza ed alla competitività dell’impresa.
Per evitare di scegliere un software di gestione inadeguato è, però, indispensabile farsi guidare da alcune caratteristiche: integrazione e memoria centrale, personalizzazione, facilità di utilizzo, creazione di report e simulazione degli scenari futuri. L’assenza di tali criteri potrebbe comportare un investimento senza ritorno per l’organizzazione, totalmente privo di benefici operativi.
Inoltre, un’ Analisi Tempi e Metodi permette di possedere corretti tempi standard, utili riferimenti di risultato a cui i reparti dovrebbero tendere.
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