Ti è mai capitato di replicare un’attività già svolta da un tuo collega in un altro reparto?
Ti è successo di generare informazioni ridondanti non utili alla realizzazione del tuo prodotto?
L’organizzazione corretta dei processi mira a eliminare le attività a non valore aggiunto, negli interessi del lavoratore stesso e dell’intera azienda.
In questo articolo, approfondiremo insieme cos’è un processo e come può essere mappato, misurato e ottimizzato per rendere l’organizzazione razionale e rigorosa.
Cos’è un processo?
Un processo aziendale può essere definito come il complesso delle attività eseguite all’interno dell’azienda con lo scopo di modificare una risorsa in un prodotto o servizio destinato a un cliente interno o esterno alla realtà aziendale.
In altri termini, un individuo o un ente fornisce una risorsa input che subisce il processo di trasformazione generando il processo output, il quale viene realizzato secondo uno specifico obiettivo aziendale. In questo modo il cliente diventa il destinatario ultimo dell’attività realizzata.
Per essere definito tale, un processo di business deve comprendere:
- un fornitore;
- una risorsa in input;
- la trasformazione stessa;
- il prodotto di output;
- il cliente destinatario del prodotto.
Il processo produce un valore e il valore deve scorrere. Questo è il principio fondante di un processo di Lean Transformation.
Per poter misurare il processo in maniera corretta, è opportuno considerare le singole fasi che lo compongono. L’analisi necessaria per comprendere tali informazioni prende il nome di mappatura.
La mappatura dei processi
Una volta compresi quali possono essere considerati processi aziendali per mettere a fuoco i punti di forza e di debolezza di un’impresa e per incrementare la produttività, è fondamentale cominciare con la mappatura delle attività.
Al fine di mappare le attività è molto importante il Value Stream Mapping (VSM): strumento pratico che permette di evidenziare e capire il flusso dei materiali e delle informazioni creato da un prodotto (o famiglia di prodotti) quando percorre il suo flusso di valore. Il VSM è lo strumento Lean essenziale per imparare a vedere con particolare attenzione le cause degli sprechi. Lo scopo principale è mappare i processi dell’azienda per renderli visibili e comprensibili a tutti i componenti del team interfunzionale coinvolto e, in generale, all’azienda. In tal modo la mappatura, oltre a essere uno strumento che identifica gli sprechi, diventa un mezzo per realizzare il cambiamento generando una partecipazione attiva delle persone.
Partendo dai principi base Lean di classificazione delle attività – secondo attività a Valore Aggiunto (VA) e Attività A NON Valore Aggiunto (NVA) – si impiega la seguente simbologia grafica:
Quali sono, dunque, i principali benefici legati al VSM?
- visualizza il flusso in cui si collocano le singole attività;
- mostra il collegamento tra il flusso di materiali e il flusso delle informazioni;
- fornisce un linguaggio comune per parlare del processo produttivo;
- descrive in dettaglio come lo stabilimento dovrebbe operare per creare un flusso;
- consente di misurare tempi e percorsi;
- individua le risorse impiegate;
- visualizza gli sprechi e le loro fonti;
- aiuta a identificare le aree di miglioramento;
- collega i concetti e le tecniche a un piano condiviso di miglioramento Lean.
Applicare il VSM significa lavorare sul processo complessivo e non solo sulle singole attività: si migliora l’insieme non limitandosi a ottimizzare una piccola parte.
Quale processo si può seguire per attuare il VSM? Si inizia definendo il current state del sistema e del processo da ottimizzare. Successivamente, si progetta con il team il future state: un piano di miglioramento volto a realizzare flussi e attività più snelle, a partire da criticità e dai punti di forza.
“Quando c’è un prodotto/servizio per un cliente interno/finale c’è sempre un flusso di valore…la sfida sta nel vederlo!”
Operare il Value Stream Mapping comporta significativi benefici in termini di:
- comprensione del costo complessivo di un processo;
- definizione del tempo necessario a completare il processo;
- individuazione dell’impegno richiesto per svolgere le attività;
- identificazione delle aree nelle quali apportare miglioramenti in termini di risparmio ed efficienza;
- comprensione di come vengono fatte le cose e delle responsabilità di ciascuno.
Dopo aver costruito il diagramma delle attività operative, i partecipanti potranno comprendere quali attività generano rallentamenti o sono d’intralcio al flusso della trasformazione. A partire da queste informazioni il personale, accompagnato dal consulente BPR Group, potrà analizzare visivamente le fasi e suggerire modifiche volte all’incremento della produttività e dell’efficienza in ogni singola attività.
La misurazione dei processi: perché è importante farla?
Oltre a essere mappati, i processi vanno misurati attentamente. Per quale ragione è così rilevante misurare i processi?
La mancanza o l’applicazione errata delle rilevazioni possono comportare il mancato raggiungimento di obiettivi, quali l’aumento del fatturato e la crescita dell’azienda.
Misurare i processi, invece, significa misurare le prestazioni attraverso l’uso di Key Performance Indicator (KPI) e sistemi di rilevazione, i quali non devono essere solamente conosciuti ma anche utilizzati nell’analisi dei risultati. In altri termini, misurare il processo significa controllare la qualità delle attività produttive e organizzative dell’azienda.
L’ottimizzazione dei processi
Se la mappatura ha lo scopo di analizzare in maniera semplice i processi mentre la misurazione garantisce una rilevazione dell’andamento, l’ottimizzazione permette di risolvere le problematiche emerse nel processo di mappatura. Per esempio, se viene individuata tramite la mappatura una sovrapposizione di ruoli, nell’ottimizzazione è possibile riassegnare questi ultimi in base alle competenze.
Ottimizzare significa ottenere i migliori risultati possibili in un dato momento, a precise condizioni, in un dato contesto. In questi termini, la fase di ottimizzazione dei processi diviene il fulcro entro cui far ruotare l’intera struttura aziendale perché possa diventare efficiente e solida.
Ogni azienda possiede la propria storia con dinamiche e processi unici, perciò l’ottimizzazione dei processi deve tener conto degli elementi di dettaglio del contesto nel quale si inserisce. Tuttavia, nella maggior parte dei casi, l’ottimizzazione viene portata avanti mediante l’individuazione di due possibili procedure capaci di incrementare l’efficienza:
- Ristrutturazione: riguarda l’eliminazione dello spreco e la ridefinizione della fase in assenza dell’attività a non valore aggiunto.
- Automazione: permette di ridurre l’attività manuale che accresce il carico di lavoro dei dipendenti, mediante l’utilizzo di software.
- Modifica del processo: si tratta di un cambio del processo in atto mediante, per esempio, l’adozione di un CRM in grado di rivoluzionare le prassi delle attività aziendali.
Conclusioni
L’organizzazione dei processi aziendali porta con sé significativi benefici in termini di: emersione delle problematiche aziendali, definizione dei ruoli e delle mansioni in maniera corretta, ripartizione dei carichi di lavoro e realizzazione di un processo decisionale più consapevole.
Spesso capita che un imprenditore abbia un proprio modello organizzativo che tende a replicare, a prescindere dai risultati ottenuti. Tuttavia, se l’azienda non cresce, evidentemente c’è bisogno di una svolta che consenta di raggiungere un nuovo tipo di organizzazione. Tutto ciò è possibile attraverso la mappatura, la misurazione e l’ottimizzazione dei processi.
Il team consulenziale di BPR Group è in grado di affiancarti nell’ottimizzazione dei processi produttivi. Contattaci per avere ulteriori informazioni.