Organizzazione Aziendale: come migliorare un’azienda dalle basi

Qual è l’organizzazione della tua azienda?

Sai stabilire quanto l’organizzazione esistente incida sul rendimento della tua realtà?

Ti affidi al buon senso o applichi regole e strumenti per creare una vera struttura organizzativa?

In questo articolo, scopriremo insieme in cosa consiste l’organizzazione aziendale, quanto costa e quali momenti sono più opportuni per intervenire sulla struttura interna. Inoltre, capiremo quali sono le variabili sulle quali agire per ottenere benefici a livello organizzativo e, di conseguenza, economico.

Cos’è l’organizzazione aziendale?

L’organizzazione aziendale è un tema ampio, che coinvolge tutti i dipendenti di un’azienda, indistintamente dalla mansione svolta. La credenza diffusa, tuttavia, è che l’argomento in oggetto riguardi solo ed esclusivamente il buon senso. In realtà, l’organizzazione aziendale costituisce una disciplina, composta da una vasta gamma di teorie, tecniche e metodi applicativi, in grado di determinare il successo dell’impresa. In virtù di questo, una gestione aziendale di successo per essere tale deve possedere procedure e processi ottimizzati per il raggiungimento del risultato, nonché la produzione del valore sia per l’impresa che per il cliente.

Cosa organizzare all’interno di un’azienda?

Per riuscire a creare un’organizzazione efficace d’impresa, è necessario far sì che ogni risorsa sia coordinata dall’input all’output, attraverso una serie di processi aziendali orientati all’obiettivo. Tuttavia, nella realtà non sempre questo avviene. In gran parte dei processi, è possibile identificare alcuni fattori, che intervengono nel determinare la disorganizzazione aziendale:

• Scelta della struttura organizzativa da adottare. Ogni azienda assume il modello che ritiene più adatto, in funzione delle proprie peculiarità. Tuttavia, può essere opportuno cambiare le struttura organizzativa nel caso in cui l’azienda non risponda ai bisogni di crescita identificati. Tre sono i principali modelli di riorganizzazione: modello funzionale, strutturale, organizzativo ed a matrice.
• Dimensionamento delle risorse. Il personale può essere sovrabbondante, quindi in eccesso rispetto alle necessità produttive, sufficiente per poterle coprire correttamente oppure non abbastanza per ricoprire gli incarichi assegnati. Spostare le persone tra i dipartimenti, aumentare il personale e assegnare nuovi compiti alle figure professionali esistenti sono alcune delle azioni che possono essere svolte per organizzare in maniera ottimale.
• Gestione dei processi. Possedere un cruscotto aziendale è un ottimo modo per misurare le performance e i kpi dei processi. Tale strumento garantisce una visione d’insieme ottimale quando viene collegato ed associato ad altri software. Inoltre, se usato in maniera ricorsiva e periodica, il cruscotto permette una corretta comprensione dell’andamento aziendale, evitando una raccolta di dati impegnativa, ma di sporadica cattura. Ad ogni modo, gestire i processi non è possibile se non si conoscono a priori gli andamenti e le performance.
• Gestione dei carichi di lavoro. Dimensionare le risorse significa calcolare il carico di lavoro effettivo della singola area o divisione, di un ufficio o di un collaboratore. Mediante questa valutazione è possibile osservare le prestazioni e migliorarle, qualora non soddisfino le richieste del cliente.
• Circolazione dei flussi aziendali. Conoscere e classificare i processi, ossia capire quanti e quali flussi esistono nell’attività, è fondamentale per comprendere se avvengono dei movimenti superflui o se vi sono spazi e strumenti non correttamente sfruttati. Per organizzare i processi, le attività e gli spostamenti devono essere individuati e rappresentati mediante la VSM (Value Stream Mapping) e il diagramma di flusso (Flow Chart).

L’analisi organizzativa aziendale svolta dal team di BPR Group

L’analisi organizzativa aziendale consta in una fotografia dell’organizzazione esistente (AS IS), scattata tenendo conto dei processi e delle procedure in essere. Grazie a questa prima osservazione ad opera dei consulenti, sarà possibile cominciare un progetto per migliorare i processi produttivi dell’azienda. Generalmente, l’intervento ad opera del team consulenziale di BPR Group prosegue con l’introduzione di approcci, indicazioni e metodologie, utili per andare nella direzione di un’organizzazione più performante ed all’avanguardia. Talvolta, oltre alle modifiche al livello dei metodi di lavoro, è opportuno introdurre strumenti, in grado di creare coerenza e ottimizzare la relazione input-output.

Qual è il costo di organizzare un’azienda?

Organizzare l’azienda presuppone costi. Ma la vera domanda è un’altra: qual è il vero costo di un’azienda disorganizzata? È necessario analizzare con attenzione quanto la disorganizzazione può incidere sui profitti mancati dell’azienda. Tale importo, nella gran parte dei casi, incide in maniera più significativa sul bilancio aziendale di quanto non costi cominciare un percorso di consulenza, volto alla riorganizzazione aziendale. Alcune domande che possono essere utili ai vertici aziendali per comprendere l’effettiva necessità di riorganizzazione aziendale sono le seguenti:

• È possibile controllare l’avanzamento delle lavorazioni?
• Le aree di inefficienza sono individuabili?
• Quanto e come le persone lavorano? Quali sono le loro prestazioni?

Rispondere a tali domande è la condizione “sine qua non” per comprendere il costo della (dis)organizzazione esistente. Qualora non sia nota la performance aziendale e dei lavoratori e non siano presenti monitoraggi costanti, non è possibile conoscere se l’azienda funziona realmente, se può incrementare la propria prestazione ed, infine, se può valutare un processo di riorganizzazione.

In quale momento dare avvio ad un processo di riorganizzazione aziendale?

Se ti sei reso conto che le problematiche citate in precedenza riguardano anche la tua realtà, probabilmente ora ti starai chiedendo quando e se c’è un momento opportuno per dare ordine al caos. A tal proposito, è necessario partire dal presupposto che un’azienda non deve essere organizzata solo in caso di problematiche. Piuttosto, il vero processo organizzativo dovrebbe iniziare fin dalla nascita della realtà, per evitare di ricadere successivamente in problematiche di disorganizzazione. Tuttavia, in caso la tua realtà sia nata da tempo, possono esistere altri momenti ottimali per provvedere ad un ripensamento delle logiche, tra cui:

• Fase di innovazione o cambiamento;
• Lenta o mancata crescita organizzativa;
• Scarso incremento di fatturato;
• Presenza di costi superiori ai ricavi;
• Crisi aziendale.

Nonostante questi momenti chiave, possono presentarsi molte altre circostanze in cui il board aziendale sceglie di dare avvio ad un percorso di riorganizzazione aziendale.

Qualsiasi siano le tempistiche, però, è necessario tenere a mente che tutte le persone devono essere realmente coinvolte nella ristrutturazione in atto e che, una volta definiti gli indicatori, questi siano osservati e monitorati per costituire un nuovo assetto organizzativo.

Conclusione

Ridefinire un’organizzazione esistente è senz’altro una sfida che richiede tempo, risorse e perseveranza. Il buon senso non basta e tante azioni che all’apparenza potrebbero sembrare intuitive rischiano di condurre nella direzione sbagliata, con danni significativi a livello di bilancio aziendale.

Affrontare il cammino di riorganizzazione, affiancati da un team di consulenti esperto è un buon modo per approcciare l’introduzione di una nuova struttura, in maniera graduale e ponderata.

Vorresti dare il via ad un percorso per ristabilire gli equilibri organizzativi e puntare al miglioramento continuo? Contatta i consulenti BPR Group per avere un supporto concreto alla tua necessità.