Gli sprechi non sono presenti solo all’interno del reparto produttivo. Anzi, si stima che in un’azienda il 70% delle attività a non valore aggiunto risieda proprio negli uffici.
Come fare, quindi, per introdurre la filosofia Toyota all’interno di questo ambito? La risposta è semplice e si chiama “Lean Office”.
In questo articolo scopriremo cos’è il Lean Office e capiremo insieme come andare a caccia di sprechi per poter godere dei benefici Lean anche all’interno degli uffici della tua azienda.
Cos’è il Lean Office?
Il Lean Thinking (“pensare snello”) può essere applicato anche tra le scrivanie. Infatti, la metodologia Lean nata all’interno del sistema Toyota, nel tempo, è stata adattata e modulata per essere implementata anche in ufficio.
Ogni volta che ci si trova di fronte ad un contatto tra cliente e fornitore (sia interno che esterno), privo di scambi materiali ma che prevede un passaggio informativo o documentale in grado di veicolare valore per il cliente finale, si può parlare di Lean Office. Sono tre gli obiettivi principali che si pone il metodo Lean:
- Efficacia nell’erogazione del servizio, ossia rispondenza ai requisiti del cliente;
- Efficienza, consistente in un rapporto bilanciato tra servizi erogati e risorse impiegate;
- Qualità, che esita nella conformità degli standard prefissati.
Quali sono gli sprechi secondo il Lean Office?
Al fine di veicolare il massimo valore per il cliente finale, nonché destinatario ultimo del servizio offerto, è necessario andare ad agire sugli sprechi presenti all’interno dei processi. Essi possono essere raggruppati in cinque macro-categorie:
- Sovrapproduzione significa produrre più del necessario, più velocemente del richiesto o semplicemente duplicare gli sforzi. Molto spesso, le cause di ciò sono rintracciabili in sistemi di ricompensa basati sulla quantità di lavoro, nella mancanza di comunicazione o nello sbilanciamento tra attività. Il risultato comporta copie extra e file duplicati.
- Difetti e rilavorazioni implicano la necessità di rivedere o riproporre un servizio, a causa, per esempio,di errori di fatturazione o di schedulazione o per l’avanzamento di documenti incompleti. Tutto questo comporta tempo extra per il controllo del lavoro che, nella gran parte dei casi, è legato a processi inadeguati, standard di lavoro inesistenti o strumenti inadatti.
- Flusso di informazioni sovrabbondante, legato ad una disposizione degli uffici non efficace, a sistemi di gestione informativi complessi e disorganizzazione. Tale condizione spesso esita in multiple posizioni di deposito documenti ed in una complessa gestione degli archivi.
- Lunghe attese legate ad una complessiva disorganizzazione dei dipendenti nella gestione del servizio. Sovente è possibile osservare persone che attendono attività svolte da altri, informazioni utili o attrezzature al momento occupate. Tra le cause vi sono: processi non sincronizzati, scarsa efficacia del personale ed assenza di lavoro standard.
- Spostamenti inutili derivanti da disorganizzazione. Tra i più comuni vi sono: muoversi da un ufficio ad un altro per chiedere riscontro ai colleghi, recuperare documenti o raggiungere dispositivi lontani dalla postazione. In questi casi, il layout degli uffici può essere scadente e la delineazione di un lavoro standard e di un’organizzazione ben strutturata sono assenti.
In tutti gli uffici è possibile riscontrare tali problematiche per motivi differenti. Come puoi agire nella tua azienda per rendere il posto di lavoro più Lean?
Applicare il Lean Office alla tua realtà organizzativa
Se nel tuo ufficio riscontri uno dei problemi precedentemente analizzati, il team di BPR Group può guidarti in un percorso verso l’acquisizione di buone pratiche ed una migliore organizzazione. Il lavoro dei consulenti si fonda sull’attuazione di alcuni step:
- Definizione del valore dal punto di vista del cliente. In questi termini, l’intero processo, dall’inizio alla fine, si compone di attività a valore aggiunto e a non valore aggiunto. Mentre le prime garantiscono un valore che il consumatore finale è disposto a pagare, le altre non sono attività che arricchiscono il prodotto agli occhi del cliente. In questi termini, esse rappresentano azioni che dovrebbero essere eliminate per migliorare il processo.
- Creazione di un percorso fluido, privo di intoppi ed attese. Una volta definite le attività a non valore aggiunto è possibile intervenire riducendo intoppi, attese eccessive, spostamenti inutili e rilavorazioni. Agendo a questo livello, l’intero processo d’ufficio risulterà maggiormente fluido e privo di ripetizioni di attività.
- Introduzione della logica Pull piuttosto che Push. Dopo aver eliminato attività prive di valore per il consumatore finale, è possibile agire sull’introduzione di logiche Pull. Queste ultime privilegiano la produzione di materiali sulla base delle richieste del mercato, evitando di generare archivi pieni di documenti inutilizzati.
- Perfezionamento continuo. La definizione di tale “modus operandi”, tuttavia, non risolve i problemi definitivamente. È necessario tenere monitorato il processo per evitare di ricadere nell’attuazione di attività a non valore aggiunto precedentemente eliminate. In aggiunta, un controllo costante del processo permette di apportare continue migliorie alle attività in essere, con l’intento di introdurre avanzamenti economicamente sostenibili, a piccoli passi.
Benefici legati all’introduzione del Lean Office
Vidimazioni e approvazioni superflue, presa di decisioni in base ad interpretazioni personali e lavori iniziati senza possedere la totalità delle informazioni sono solo alcuni esempi delle attività inefficaci presenti in ogni organizzazione. In questi contesti le azioni volte a tamponare i problemi rendono difficile poter individuare le criticità esistenti all’interno del processo.
La speranza, a detta di molti, è quella di ridurre i costi licenziando personale e tagliando le attività, tuttavia, tali azioni non solo non permettono di ottenere il risultato desiderato, ma incrementano la confusione e l’inefficienza, generando una spirale pericolosa.
Affidarsi a consulenti competenti nei processi organizzativi permetterà di migliorare significativamente il processo produttivo con ricadute a diversi livelli:
- Produttività: da +10% a +30% (di cui spostamenti: da -20% a -50%, riunioni: da -20% a -40%)
- Lead time dei processi: da -20% a -60%
- Spazi occupati dagli uffici: da -15% a -50%
- Assenteismo: da -5% a -20%
- Turnover del personale: da -10% a -30%
- Energia: -20%
A questi risultati, sono da aggiungere benefici qualitativi tra cui: immagine di un’azienda moderna ed innovativa, maggiore attrattività di talenti, buon clima aziendale, maggior flessibilità nell’utilizzo degli spazi, riduzione della complessità dei processi e di conseguenza degli errori.
Conclusioni
Spesso il rischio che si cela all’interno degli uffici di molteplici aziende è quello di considerare i dipendenti incompetenti poiché incapaci di rispettare i tempi o perché troppo lenti nel rispondere alle richieste. Tuttavia, sono i processi poco fluidi e lineari, celati sotto la presunta incompetenza del personale, ad essere il vero malessere delle organizzazioni.
La persona incaricata non è sempre inefficiente o incapace, infatti, spesso non è messa nella condizione di lavorare in maniera ottimale.
Non serve andare a caccia di teste brillanti o talenti eccezionali se i processi rimangono invariati. Infatti, parafrasando uno slogan Toyota: “Noi otteniamo risultati brillanti da persone di medie capacità, che operano con processi brillanti e li migliorano. I nostri concorrenti ottengono risultati mediocri da persone brillanti che operano con processi difettosi. Quando loro incontrano difficoltà cercano di assumere persone ancora più brillanti”.
Vorresti ottimizzare i processi della tua organizzazione? Contattaci per scoprire insieme il modo migliore per attuare il Lean Office all’interno della tua realtà.
