KPI Produzione: scopri gli indici più importanti da analizzare

Quanti scarti sono stati prodotti dall’area produttiva della tua azienda nell’ultimo semestre?

Conosci la capacità produttiva dei macchinari aziendali della tua realtà?

Sapresti indicare il tempo che intercorre tra la ricezione dell’ordine e la consegna al cliente?

La risposta a tutte queste domande può essere resa più immediata grazie alla costruzione di un cruscotto di KPI funzionali al monitoraggio costante degli obiettivi organizzativi. Controlli ricorrenti ed un assiduo coinvolgimento dei dipendenti nella definizione e nel monitoraggio degli indicatori sono un’ottima base di partenza per il miglioramento della qualità, del livello di servizio e la riduzione dei costi.

In questo articolo, definiremo insieme cosa sono i KPI di produzione e quali tra gli indicatori più importanti possono rappresentare la soluzione più adatta alla tua realtà organizzativa.

Cosa sono i KPI?

Il KPI (Key Performance Indicator) è un valore utile al controllo della prestazione e dell’andamento di un processo organizzativo, che definisce l’efficacia e l’efficienza aziendale nel raggiungimento degli obiettivi.

All’interno del grande mondo dei KPI, è possibile distinguere quelli di “alto livello”, volti alla misurazione delle prestazioni o delle strategie complessive dell’azienda, da quelli di “dettaglio”, utili quando ci si focalizza su particolari processi in funzioni, come ad esempio la produzione. In entrambi i casi, i consulenti BPR Group suggeriscono alle aziende di affidarsi ad un ampio ventaglio di indicatori, piuttosto che ad un singolo: un aumento di produttività aziendale può essere visto inizialmente come un dato positivo, ma spesso può portare con sé la diminuzione di qualità o la riduzione del livello di servizio al cliente. Infatti, tali aspetti passerebbero del tutto inosservati se si prendesse in esame un singolo indice non rappresentativo della situazione complessiva.

Quali sono i KPI Produzione da considerare in azienda? Esistono 4 principali tipologie di KPI, utili al monitoraggio dell’attività produttiva:

1. Misura dell’efficienza. L’efficienza viene misurata mediante l’OEE, Overall Equipment Effectiveness: indicatore estremamente utile per misurare la capacità produttiva di un impianto. Tale indice viene calcolato in punti percentuali e tiene conto di tre elementi per definire la prestazione: qualità, efficienza e disponibilità.

2. Misura di scarti. L’indice WIP, Work In Progress, permette di misurare le scorte di transito, ossia i vari semilavorati all’interno del processo. Mentre l’indicatore rotazione di magazzino misura ogni quanto si rinnova la scorta nei magazzini. Tale indice è fondamentale, in quanto, magazzini enormi possono comportare, oltre a capitale immobilizzato, grandi spazi occupati, numerose ore di personale impiegato e accumulo di prodotti obsoleti, che rischiano di essere svenduti o rottamati.

4. Misura del servizio. Il Lead Time misura il tempo intercorso tra il ricevimento dell’ordine e la consegna al cliente ed è un utile indicatore per osservare la rapidità dell’azienda nella soddisfazione dei bisogni del cliente. Inoltre, il tasso di puntualità indica il rapporto tra le consegne puntuali ed il totale delle consegne. Esso è un indicatore qualitativo dell’efficienza dei trasporti, che aiuta a comprendere la necessità di potenziamento dei trasporti.
5. Misura delle prestazioni di processo. Per misurare la produttività del ciclo di produzione e del turno è consigliato l’utilizzo dell’indice di quantità prodotta, in quanto permette di monitorare il numero di pezzi prodotto da ogni macchina o dal processo. I fermi, i cali di velocità e i tempi non produttivi che inficiano l’efficienza nei processi sono, invece, osservabili mediante l’indicatore Downtime. Infine, l’utilizzo della capacità produttiva permette di misurare l’utilizzo corretto delle risorse disponibili in termini di tempo.

Che obiettivi si possono raggiungere mediante l’introduzione di KPI?

Ora che abbiamo definito insieme gli indicatori più diffusi in produzione, la domanda che sorge spontanea è: perché introdurre i KPI? Tra i benefici di performance aziendale ottenibili mediante l’inserimento di questi indici vi sono:

• Il monitoraggio dell’avanzamento rispetto agli obiettivi prefissati;
• La definizione di azioni correttive per la progressiva riduzione delle principali cause di spreco o disservizio verso il cliente;
• Il supporto nelle scelte strategiche e nelle simulazioni di scenari di investimento differenti;
• Il monitoraggio dei reali benefici ottenuti dalle azioni di miglioramento.

Come costituire i Key Performance Indicator adatti alla tua azienda?

Prima di definire i KPI da introdurre in produzione, il team consulenziale di BPR Group analizza prontamente il costo di rilevazione degli indicatori, individuando la soluzione più conveniente all’organizzazione. Molto spesso in azienda questo valore viene dato per scontato, con il rischio di incorrere in circostanze in cui il costo della misurazione supera il valore della rilevazione.

Una volta definito questo, perché i KPI produttivi possano essere realmente utili, essi dovrebbero essere:

1. Specifici: misurano una specifica prestazione, non un riferimento generico. È necessario abbandonare idee astratte a favore di una misurazione di dati indiscutibilmente oggettiva. Ai fini di una corretta interpretazione dei dati è fondamentale prendere in considerazione anche le soglie, in quanto permettono di creare punti in cui una prestazione possa essere definita buona, media o insufficiente.
2. Misurabili: derivano da dati certi ed attuali. Le misurazioni degli indici devono essere acquisite sempre nello stesso modo, aiutando a comprendere se vi sia un miglioramento, un peggioramento o un mantenimento rispetto alla condizione pregressa. Per fare ciò, si suggerisce di tenere memoria della raccolta dati, di chi ha rilevato la misurazione e dello strumento impiegato. L’obiettivo ultimo che operano i KPI è quello di fornire ai vertici le informazioni indispensabili per ultimare una valutazione decisionale strategica dell’azienda.
3. Fruibili: sono facilmente accessibili a chi deve analizzare e decidere. Grazie al processo di digitalizzazione in atto nelle imprese, la raccolta dati risulta essere più rapida e immediata. Un miglior funzionamento degli indicatori può avvenire grazie all’introduzione delle corrette tecnologie e di un software MES, in grado di rilevare in modo automatico i dati di produzione, confrontarli con i target aziendali e rielaborarli in forma grafica su apposite dashboard.
4. Rilevanti: si riferiscono ad obiettivi precisi e importanti, come ad esempio il numero di lead, il fatturato mensile, il valore di giacenze del magazzino, ecc. Qualsiasi indice si osservi, tuttavia, è importante tenere a mente che un KPI osservato singolarmente non è significativo o, peggio, potrebbe divenire fuorviante. Per evitare ciò, si suggerisce di migliorare il livello di interpretazione degli indici, mediante l’introduzione di ulteriori misurazioni o dettagli.
5. Tempestivi: sono rilevati tempestivamente e si riferiscono ad uno specifico periodo di analisi. Al fine di realizzare un’accurata progettazione degli indicatori è utile definire a priori una frequenza di aggiornamento, soprattutto quando si hanno a disposizione un elevato set di dati e i costi di misurazione sono elevati. I KPI di produzione dovrebbero essere aggiornati più spesso possibile, in quanto, più essi sono in tempo reale, maggiore sarà la loro precisione nell’individuare le decisioni appropriate in caso di perdite o criticità.

Analisi periodica degli indici di produzione

Come anticipato in precedenza, l’aggiornamento periodico dei KPI è fondamentale al fine di monitorare gli indici utilizzati e comprenderne il successo. Spesso i sistemi strutturati per la misurazione delle performance necessitano di “manutenzione”: indici di prestazione vecchi o non aggiornati possono portare a credere di muoversi verso l’obiettivo prefissato, quando, in realtà, la strategia non è stata applicata ai KPI. In tali casi, gli indicatori stanno misurando qualcosa che si discosta dai reali scopi aziendali prefissati e che rimanda ad un passato cambiato dai vertici e non adattato nell’operatività.

Coinvolgimento dei dipendenti grazie all’inserimento di indici

Ai fini di ottenere maggiori benefici dall’introduzione dei KPI, la filosofia Kaizen suggerisce di discostarsi da una prospettiva in cui il CEO, il presidente o i membri del consiglio definiscono in maniera “top-down” la strategia. Diversamente, la filosofia Toyota guida verso la delineazione di obiettivi insieme al gruppo, in una modalità “bottom-up”, in cui le persone si sentono partecipi del cambiamento e possono essere coinvolte nella delineazione di KPI. Le statistiche suggeriscono che una forza lavoro fortemente ingaggiata può aumentare le vendite annue del 15-20%. In quest’ottica, il coinvolgimento dei dipendenti, tema complesso e di difficile attuazione, diventa meno complicato, mediante l’opportunità di partecipare alla vita e alle dinamiche aziendali.

Conclusione

I KPI di produzione aiutano a rappresentare fenomeni aziendali complessi, racchiudendoli in un numero che può essere immediatamente controllabile, confrontabile e interpretabile in rapporto a misurazioni precedenti o performance di competitor.

L’introduzione di questi sistemi di misurazione porta con sé, molto spesso, anche l’inserimento del Visual Management e di una modalità di gestione dei dati mediante sistemi visivi, in sostituzione a testi o istruzioni scritte. Conoscere, capire ed agire sono le parole chiave che devono guidare le aziende nel processo di analisi continua e monitoraggio dei propri processi, mediante il valido aiuto dei collaboratori.

Sei curioso di comprendere come implementare o migliorare il tuo cruscotto di KPI produttivi in azienda? Contattaci e scopri come introdurre i KPI per monitorare i risultati organizzativi.