“We all need people who gives us feedback. That’s how we improve” (Bill Gates)
Una delle parole più utilizzate quando si parla di gestione delle risorse umane è “feedback”.
Fornire un riscontro sul lavoro svolto, infatti, consente alle risorse coinvolte di migliorare, di sviluppare le loro capacità, di comprendere le aspettative aziendali e di sentirsi coinvolte. Questo ha un indiscutibile effetto positivo sulle performance e sul raggiungimento degli obiettivi aziendali.
Nonostante il ruolo del feedback sia noto e comprovato, troviamo spesso nelle aziende una resistenza ad utilizzarlo. Il feedback, infatti, viene spesso considerato una perdita di tempo perché ci si aspetta che le persone capiscano in autonomia come agire e quali sono le aspettative dell’azienda. Altrettanto spesso, chi coordina risorse teme che il feedback possa scoraggiare i collaboratori o innescare tensioni.
Se da un lato è sicuramente vero che il feedback rappresenta un momento delicato dove la componente umana ed emotiva gioca un ruolo fondamentale, altrettanto vero è che l’assenza di feedback e la presenza di non-detti e di sottintesi creano il terreno fertile per generare incomprensioni, conflitti e demotivazione.
Quindi è importante sviluppare in azienda una cultura del feedback e dare il giusto supporto a coloro che gestiscono le risorse umane per imparare ad utilizzare in modo efficace e costruttivo questo importante strumento.
Ma capiamo innanzitutto cos’è il feedback.
Il feedback: definizione
Se prendiamo la definizione della Treccani “il feedback designa il processo per cui l’effetto risultante dall’azione di un sistema si riflette sul sistema stesso per variarne o correggerne opportunamente il funzionamento: il feedback è positivo o negativo a seconda che si abbia, come risultato finale, l’intensificazione oppure l’attenuazione dell’effetto. Esteso ad altri contesti (neurologico, linguistico, psicologico etc) il feedback designa processi di retroazione.”
In continuità con questa definizione, il feedback applicato alla gestione delle risorse umane è un processo comunicativo volto a:
- modificare un comportamento, quando il comportamento non è efficace o il compito è stato svolto in modo non corretto ed è importante che questo non si ripeta
Oppure
- rinforzare un comportamento nel caso in cui quest’ultimo sia efficace e si auspica che si ripeta il più spesso possibile.
È importante ricordare che la parola deriva dal verbo “to feed” ovvero “nutrire”, pertanto il feedback deve essere utilizzato in modo consapevole e positivo per nutrire il cambiamento e il miglioramento.
La sfida, infatti, è proprio questa: come fare in modo che il feedback sia un arricchimento per la persona e per l’azienda e inneschi meccanismi di apprendimento e crescita personale?
Aspetti fondamentali per la gestione del feedback
Affinché il feedback sia veramente utile per la persona che lo riceve e per il raggiungimento degli obiettivi aziendali, è necessario applicare 4 principi fondamentali.
- Essere specifici e puntuali
È importante non generalizzare; il feedback deve essere riferito ad aspetti specifici, ad un ambito limitato e vicino nel tempo.
- Focalizzarsi sempre sui comportamenti e non sulla persona
Nel colloquio di feedback, bisogna spiegare chiaramente quali sono gli aspetti/comportamenti che devono essere mantenuti o migliorati, attenendosi ai fatti e portando esempi concreti. Il feedback non deve mai essere un giudizio sulla persona ma deve rimanere centrato sui fatti.
- Mettersi in ascolto
La conversazione deve essere bidirezionale: ascoltare l’interlocutore, cercare di capire le sue motivazioni e stimolare la discussione è fondamentale per trovare soluzioni condivise e di successo.
- Essere empatici
Alla base della comunicazione di feedback deve sussistere una volontà di aiutare, di far crescere e non di ferire o di offendere. Se il feedback colpisce l’autostima, il ricevente tenderà a sentirsi giudicato senza comprendere il senso di quella comunicazione.
Più facile a dirsi che a farsi! Possiamo infatti conoscere tutte le regole d’oro del buon feedback ma si tratta pur sempre di un momento delicato in cui entrambe le parti si mettono in gioco sul piano non solo professionale ma anche relazionale ed emotivo. Per questo, come dicevamo prima, il feedback richiede preparazione, consapevolezza e competenze specifiche che possono apprese e sviluppate.
In conclusione
Il feedback è uno strumento importante che aiuta a stabilire le aspettative dell’azienda verso i collaboratori (e viceversa) risultando quindi uno strumento di crescita professionale e aziendale.
Il feedback, inoltre, valorizza le persone e quindi la motivazione. È un modo, infatti, per confermare ai collaboratori che ciò che stanno facendo conta veramente: è fondamentale che sappiano che il loro contributo è valutato e che contribuisce al più ampio successo aziendale.
Per questo il feedback è tanto più efficace quanto più è focalizzato sui miglioramenti possibili, e quante più indicazioni utili fornisce per lo sviluppo di una capacità o di una potenzialità, chiarendo esattamente a cosa si riferisce, per far sì che il ricevente si senta realmente aiutato.
Siamo consapevoli che applicare nella quotidianità questi principi non sia semplice ne tantomeno banale. Bisogna, infatti, saper gestire la propria parte emozionale, restare sui comportamenti evitando i giudizi e mettere in relazione i comportamenti con un obiettivo aziendale specifico. Inoltre, non meno importante, bisogna saper ascoltare e fare domande.
Ma solo attraverso questi momenti si costruisce la fiducia reciproca e si pongono le basi per il miglioramento continuo dell’azienda.
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