Gestione delle Scorte: alcuni consigli su come eseguirla al meglio

L’insorgenza della pandemia e la difficoltà a reperire materie prime hanno messo in luce l’importanza di una corretta gestione delle scorte. Se prima del Covid-19, l’unico scopo era quello di ridurle al minimo, oggi è necessario cambiare approccio, consapevoli che le logiche di fornitura ed approvvigionamento non sono più le stesse.

Le scorte di magazzino sono due facce della stessa medaglia: da un lato possono rappresentare un’opportunità, dall’altro, invece, comportano un costo da ridurre per garantire una buona gestione finanziaria all’azienda.

La vera soluzione sta nel trovare il giusto compromesso tra l’eccessiva immobilizzazione di materiali che non hanno generato guadagno e l’assenza a magazzino dei componenti necessari per l’assemblaggio dei prodotti.

In questo articolo, approfondiremo assieme il tema della gestione delle scorte: che cosa sono, quali modelli utilizzare per la loro ottimizzazione e come gestirle al meglio durante la pandemia in corso.

Cosa sono le scorte?

L’esperto di gestione delle imprese e docente universitario, Maurizio Rispoli, ha definito le scorte di magazzino come: “l’insieme dei materiali che, in un determinato istante, si trovano all’interno dell’impresa, indipendentemente dallo stato e dalle ragioni che hanno determinato l’esistenza”. In altre parole, le scorte sono associate alle materie prime, ai semilavorati o ai prodotti finiti presenti nell’azienda, che devono essere ancora lavorati, assemblati o distribuiti.

Ma per quale ragione sono così importanti?

1. Facilitano la gestione di eventuali cambiamenti della domanda di prodotto;
2. Garantiscono maggiore flessibilità al piano di produzione;
3. Permettono di fronteggiare variazioni dei tempi di consegna da parte dei fornitori.

In altri termini, è fondamentale saper gestire le scorte al fine di far fronte alle richieste del mercato, garantendo sempre un’alta soddisfazione del cliente finale. I consulenti, specializzati nella gestione delle scorte, offrono le proprie competenze nella definizione del miglior modello della propria Supply Chain.

Che tipi di scorte esistono?

Prima di parlare delle metodologie per gestire efficacemente le scorte, è utile comprendere che ne esistono tipologie differenti. È bene conoscere le categorie con le quali si ha a che fare, poiché il prodotto può impattare in maniera significativa sul modello di gestione delle giacenze da adottare. Le scorte possono essere suddivise secondo due categorie: la funzionalità ed il ciclo di vita.

Le scorte funzionali sono in grado di favorire una corretta evasione degli ordini, preservando la continuità produttiva. Tale caratteristica si ricollega ad un’elevata soddisfazione dei clienti finali in quanto riceveranno la merce in maniera rapida e puntuale. La soluzione migliore non è certamente quella di riempire il magazzino per essere sicuri di soddisfare il mercato, piuttosto, è importante stabilire un giusto livello di scorte. Di seguito le sette categorie di scorte funzionali:

1. Scorta di sicurezza: è il livello minimo di scorta da preservare in magazzino per fronteggiare imprevisti, come ad esempio picchi di ordini o ritardi nelle consegne. Per calcolare correttamente questo valore è fondamentale considerare il consumo medio mensile e i tempi necessari per il riordino (esempio: se ho un consumo medio mensile di 15000 pezzi e l’articolo viene consegnato in 10 giorni lavorativi mediamente, la scorta di sicurezza corrisponde a: 15000 pezzi/30 gg * 10 gg = 5000 pezzi).
2. Scorta di allerta: è la scorta indicante il momento ottimale per trasmettere l’ordine al fornitore, in prossimità del reorder point.
3. Scorta stagionale: essa viene preservata nei periodi di scarsa domanda per essere pronta quando la domanda aumenta.
4. Scorta inattiva: racchiude prodotti che non possono più essere venduti e che occupano spazio a magazzino.
5. Scorta in transito: sono tutti i materiali che devono ancora essere consegnati.
6. Scorta speculativa: lo scopo di questa scorta è quello di sfruttare le oscillazioni di prezzo a proprio vantaggio, accumulando prodotti nel tempo, per poi rivenderli successivamente ad un prezzo superiore, con un significativo incremento del profitto.
7. Scorta di ciclo: prevede l’accumulo di una quantità di merce superiore al reale fabbisogno, con il vantaggio di godere di sconti quantità.

Le scorte che si basano sul ciclo di vita fanno riferimento alla durata del prodotto, nonché al tempo massimo in cui la merce può rimanere a magazzino. Si possono identificare tre tipologie:

1. Scorte deperibili: ha un ciclo di vita limitato, in quanto soggetto a deterioramento nel tempo.
2. Scorte non deperibili: hanno un ciclo di vita superiore, pertanto, hanno il vantaggio di poter essere stoccate più a lungo.
3. Scorte con scadenza: non possono essere usate o commercializzate dopo la data di scadenza, pertanto, hanno un ciclo di vita limitato.

I livelli di scorte vanno parametrizzati, stabilendo gli standard quantitativi di riferimento e le regole di gestione:

1. Livello ottimale: permette di ridurre i costi, ottimizzare gli spazi e rispondere alle esigenze quotidiane, mantenendo in liquidità azienda.
2. Scorte totali: equivalgono alla somma delle scorte presenti nel magazzino.
3. Scorte nette: sono la differenza tra tutte le scorte disponibili e quelle destinate agli ordini, ancora da elaborare.
4. Scorte disponibili: sono comprese la somma delle scorte nette e dei prodotti in transito.
5. Scorte minime: rappresentano la quantità minima di scorte da tenere in magazzino al fine di evitare difficoltà logistiche e produttive.
6. Scorte massime: rappresentano la quantità massima di merce da conservare in magazzino per evitare l’incremento dei costi di gestione.

Come ottimizzare le scorte a magazzino?

Una gestione ottimale delle scorte è funzionale alle variazioni di mercato. Tuttavia, è anche vero che esse rappresentano un capitale che non ha ancora prodotto un guadagno. Proprio per questa ragione diventa funzionale ridurre le scorte di materiale, al fine di diminuire il capitale immobilizzato e lo spazio di stoccaggio.

Quindi, come ottimizzare al meglio il proprio magazzino?

• Adozione di tecnologie per il monitoraggio costante degli stock. È funzionale elaborare e tenere sotto controllo KPI quali: indici di rotazione, di durata e rotture di stock.
• Implementazione dei modelli scientifici di ripristino delle scorte secondo gli effettivi consumi (I modelli e i metodi per la gestione delle scorte)
• Responsabilizzazione del fornitore per la gestione dello stock mediante l’adozione di sistemi di Consignment Stock.

I modelli per la gestione delle scorte

Esistono numerosi modelli per la gestione ottimale delle scorte. Conoscerli tutti significa poter scegliere la tecnica migliore a seconda delle esigenze specifiche dell’azienda:

• Metodo FIFO (First In, First Out): il primo prodotto ad entrare sarà il primo ad uscire. Questo criterio favorisce un maggior controllo sull’obsolescenza e la scadenza dei prodotti.
• Metodo LIFO (Last In, First Out): l’ultimo prodotto ad entrare sarà il primo ad uscire. Questo criterio, basato sull’accumulo di merci per lunghi periodi, non è adatto alla conservazione di prodotti deperibili.
• Modello di Wilson o del lotto economico (EOQ): è particolarmente adatto per le PMI, facile da implementare quando gli ordini sono fatti in maniera regolare.
• Just In Time (JIT): ricerca l’ottimizzazione totale dello stock, supportando l’idea che in magazzino ci siano solo le scorte necessarie e mai in accumulo.
• Analisi ABC: classifica le merci a seconda dell’importanza che queste hanno nel magazzino, nonché dei valori di consumo annui dei prodotti A (valori più alti), B (valori intermedi) e C (valori più bassi).

Migliorare la gestione delle scorte ai tempi del Covid-19

La pandemia e la scarsa disponibilità di materie prime, insieme all’incremento dei prezzi, hanno fatto emergere, fin da subito, le lacune delle aziende nella gestione della Supply Chain. Di fronte a questa contingenza, è necessario scontrarsi con problematiche, le quali non rappresentano più contingenze momentanee, ma sono e saranno le nuove sfide del quotidiano.

La domanda che sorge spontanea a questo punto è: come gestire le scorte dopo i problemi insorti con la pandemia? È ancora meglio evitare l’accumulo di scorte o è preferibile tenere in casa più materiale possibile?

Il dipartimento Operations generalmente riduce al minimo i livelli di scorta, nel timore di accumulare un eccessivo capitale immobilizzato. Tuttavia, come ci ha insegnato la pandemia, questa situazione può essere rischiosa.

Non è necessario fare scorta di tutti i beni in grande quantità, ma disporre di giacenze importanti di articoli di basso valore e di lunga durata può incrementare in maniera significativa l’affidabilità della supply chain, riducendo la complessità organizzativa. A tal proposito, in alcuni settori, è possibile ottimizzare la pianificazione delle forniture di componenti di minuteria commerciale.

Conclusioni

L’Organizzazione Mondiale della Sanità (OMS) è concorde nel ritenere che in futuro insorgeranno altri significativi focolai di malattie trasmissibili. Inoltre, anche fenomeni quali il cambiamento climatico e l’instabilità politica potranno generare problemi nel mantenimento delle forniture. Forti precipitazioni atmosferiche, sempre più frequenti, possono mettere in ginocchio un intero paese, così come la fornitura di materiali provenienti da quest’ultimo. Allo stesso modo, decisioni severe da parte della classe politica possono inficiare l’approvvigionamento di materiali provenienti da quel paese.

Proprio in virtù di questi dati risulta fondamentale per le aziende organizzare in maniera efficiente la Supply Chain, con l’intento di sopperire in ogni momento alle richieste del mercato, garantendo sempre un’elevata soddisfazione del cliente finale. Per raggiungere tale obiettivo, il team di BPR Group supporta le aziende attraverso l’attuazione di step di analisi consulenziale:

• Mappatura dei processi logistico-produttivi dei prodotti;
• Utilizzo della Cross Analysis per analizzare i movimenti e le giacenze di magazzino, unito al calcolo dell’indice di rotazione e alla definizione delle classi di rotazione;
• Individuazione della modalità ottimale di gestione per ogni tipologia di componente, in funzione della frequenza di consumo, del Lead Time e del costo;
• Valutazione degli strumenti hardware o software, volti a supportare le attività gestionali e di pianificazione in ambito logistico-produttivo;
• Definizione di un sistema di indicatori per la valutazione dei fornitori, in termini di costi, qualità, affidabilità e flessibilità;
• Definizione di un piano di lungo periodo per il monitoraggio e l’aggiornamento delle modalità implementate.

Contatta il team di consulenti BPR Group per essere affiancato in un’accurata progettazione della Supply Chain della tua azienda.